第一条 为规范我校资助档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》(第27号令)、《枣庄学院档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本细则。

第二条 本办法所称档案，是指我校在学生管理活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 各单位(部门)安排一名负责任人分管本单位的档案工作，明确档案工作岗位，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷等工作。按照《枣庄学院档案实体分类法、归档范围和保管期限规定》的要求，完整、规范、按时完成归档工作。

第四条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

各单位负责档案工作的人员按照归档要求，负责组织本单位的资助材料的整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本单位档案工作人员检查合格后向学校档案馆移交。

第五条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按照有关规定执行。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第六条 各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

(一)归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

(二)归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值。

(三)归档的档案材料应当用纸规范，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

(四)案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。

第七条 档案材料归档时间及手续：

(一)各部门在次年3月底前归档。

(二)写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。

第八条 档案馆按照有关规定，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第九条 要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。

第十一条 对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。

第十二条 本办法由学校档案馆、学生工作处负责解释。